L’intégration du module Relation Client CRM avec l’outil de prise de rendez-vous Calendly vous permet de collecter dans Eduka les rendez-vous pris sur un ou plusieurs événements Calendly. Le présent article vous indique comment paramétrer cette intégration et son mode de fonctionnement dans le module Relation Client CRM.
 

Activation et paramétrage de l’intégration Calendly

Puis créez une nouveau jeton liée à l'usage de l'API dans Eduka :

À l'issue de cette étape un jeton sera généré, à conserver pour le reporter dans le module Relation Client CRM d’Eduka lors du référencement d’un nouvel événement Calendly

Paramétrage d’une action et d’une campagne associé l’événement Calendly 

Afin de collecter les prises de RDV Calendly dans le module Relation Client, il est nécessaire de configurer deux éléments :

• une Action de type « Calendly », qui permettra de collecter la date, l’heure de RDV sous la forme d’une Action planifiée dans le module Relation Client
• une Campagne de rattachement, qui permettra de lier le prospect ou client (nouveau ou existant) à une campagne spécifique, qui deviendra la campagne d’origine du prospect si il s’agit d’un nouveau contact

Paramétrage d’une action « Calendly » :

Paramétrage d’une campagne « Visite de l’établissement » :

Paramétrage de l’événement Calendly

Il vous est possible de paramétrer plusieurs événements Calendly pour votre module Relation Client CRM (potentiellement provenant de comptes Calendly différents – avec clé API différente donc).
Pour ajouter un nouvel événement Calendly, cliquer sur « «Ajouter » puis saisissez les paramètres liées à l’événements :

• Personnal Access Token : copier ici le jeton généré précédent dans l'interface d'administration Calendly
• Evénement : cliquez sur Actualiser pour voir l'ensemble des événements utilisables sur votre Calendly
• Type : indiquer l'action résultante si une personne prenant un rendez-vous n'existe pas en base Relation Client
• Campagne : associe l'événement à une campagne, permettant de retrouver l'ensemble des personnes identifiés via la prise de rendez-vous et de déterminer la campagne d'origine d'un nouveau prospect
• Action : associe l'événement Calendly à une action, utile à l'enregistrement des détails du rendez-vous (date, heure...)
• Catégories : force une catégorie Relation Client à la personne rattachée au rendez-vous

Collecte des rendez-vous dans le module Relation Client

Dès lors que l’événement est paramétré, tout nouveau rendez-vous pris depuis l'événement Calendly lié sera reporté dans Eduka (il est à noter que l'historique des rendez-vous pris avant activation n'est pas repris).

Le rendez-vous retrouvera individuellement depuis la fiche Relation Client CRM de la personne, sous la forme d'une action plannifiée et d'une nouvelle entrée de campagne :

Le rendez-vous créé pourra être retrouvé au niveau de la Campagne liée :

Le menu "Liste des actions" permet également de retrouver une vue complète des actions, dont celles rattachées à un rdv Calendly :

Création de prospect ou rattachement à un contact existant

Les rendez-vous collectés depuis l’application Calendly pourront générer des cas distincts sur la base Relation Client :

• Si le contact ayant pris le rendez-vous existe déjà dans votre base Eduka (qu’il soit lead, prospect ou client), le rendez-vous lui sera rattaché. Ce rapprochement est basé sur l’adresse e-mail rentrée au niveau du Calendly.
• Si le contact ayant pris le rendez-vous n’existe pas encore dans votre base, un nouveau contact sera créé dans votre base relation client, sous forme de Lead ou Prospect selon le paramétrage de votre événement Calendly.

Changements et historique 

Les changements (modification, annulation) sont à effectuer depuis le calendrier lié à Calendly, afin qu’ils soient reportés dans Eduka. Tout changement réalisé dans Eduka ne sera pas reporté dans Calendly.

• Si une rdv est annulé, alors l’action correspondante dans Eduka est supprimé (et tracé dans l’Historique). 
• Si un rdv est modifié, alors l’action correspondante est modifiée dans Eduka.

Les changements sont tracés dans l’historique :

Pré-remplissage d'un formulaire Calendly à partir d’information saisie dans un formulaire préalable

Afin de collecter un ensemble d'informations complet, il est possible de combiner votre formulaire de prise de rendez-vous en deux étapes :

• Un formulaire Eduka, à créer depuis le menu Configuration / Inscription au système / Autres points d'entrée, formulaire de type Relation Client.
• Un événement Calendly pour la prise de rendez-vous effectives, associés à un calendrier de créneaux disponibles

Il vous est possible de lier les deux formulaires en appliquant, à la soumission du formulaire Relation Client Eduka, et de pré-remplir des informations sur le formulaire Calendly lié.

Pour procéder, accéder au Point d'entrée créé spécifiquement pour la campagne, puis cliquer sur Accès au point d'entrée :

Puis, dans la partie Redirection après l'envoi du formulaire, indiquez l'URL d'accès la prise de rendez-vous Calendly. Vous pourrez au sein de cette URL, pré-remplir des champs demandés par Calendly, à partir d'informations pré-saisies dans le formulaire Eduka (ressources liées : https://help.calendly.com/hc/en-us/articles/226766767-How-to-pre-fill-invitee-information-in-your-Calendly-link#h_01JS2A395WMV9D0CSHD704PDCH )