Le menu Facturation / Batch de facturation, permet de lancer à la demande, la facturation des frais pour une ou plusieurs périodes données.
Seuls les élèves remplissant ces conditions seront inclus dans le batch :

• le frais est éligible car
  • le statut défini dans le paramétrage est rempli (Frais d'inscription- dossier inscription envoyé, Frais scolaire -> ré/inscription validée, frais AES -> inscription validée etc etc)
  • La condition (si ajoutée dans le paramétrage du frais) est remplie (ex Nationalité)
  • le payeur est elligible aux frais/déductions
• les frais non pas encore été facturés pour l'élève pour la période et année scolaire sélectionnées
• les changements (onglet Changements) affectant la facture, ne sont pas bloquants ou ont été préalablement gérés (ex changement déduction). Voir process Gestion des Changements

Seul UN batch de facturation peut être lancé en même temps

Pour rappel voici les différentes approches de facturation : 

• Facture par Batch – les montants sont calculés automatiquement en se basant sur le paramétrage du frais
• Facture manuelle – Si aucune facture n’a été emise sur la période – le montant des frais et déductions sont calculés
• Facture manuelle – Si une facture a été émise sur la période – le montant des frais et déductions sont vides et doivent être saisis
• Autre encaissement – Facture/Reçu : le montant des frais et déductions sont vides et doivent être saisis

Paramétrage du batch

Sélection des éléments à facturer 

• Choisir l’année scolaire
• Sélectionner un ou plusieurs frais
• Possibilité d’enlever un frais du batch ( utiliser la croix rouge )
• Cocher soit les périodes pour sélectionner tous les frais à facturer de cette période soit cocher individuellement les montants

Sélection des paramètres additionnels 

• Modifier la date comptable si nécessaire – par défaut, la date du jour apparait
• Sélectionner la date d’échéance
• Choisir le modèle de facture (Référentiel / Configuration Factures). Un seul modèle de facture peut être appliqué par batch
• Limiter si besoin à une catégorie de payeurs (si vous souhaitez facturer les entreprises pour les 3 périodes et ensuite facturer les familles pour 1 période)

Sélection des élèves ou des personnes 

• Exclusion : le batch sera lancé sur toute la base en excluant les élèves choisis (exclure les élèves boursiers 
• Inclusion : le batch ne sera lancé que sur la sélection d'élèves choisis (inclure les élèves en facture annuelle)

Aperçu des factures par élève

Une fois le calcul du batch lancé, un ‘aperçu’’ avant validation est proposé et permet de : 

• Vérifier le total facturé par type de frais et période - montant net avec taxe incluses
•  Vérifier le nombre d'élèves facturés par catégorie de frais

  
Dans l'étape d'Aperçu, il est possible de : 

•  Enlever des élèves du batch (croix rouge)
•  Visualiser par échantillon des factures en aperçu
•  Vérifier le payeur (famille ou payeur tiers en gras)
•  Annuler le batch si souhaité. Aucune transaction ne sera enregistrée
•  Exporter le détail sur excel pour effectuer des vérifications et analyses avant d’enregistrer le batch (voir Aide en ligne :  Facturation - Principales vérifications avant facturation du batch)

Les élèves exclus du batch à cause de changements bloquants non traités (Voir ‘’Gestion des changements’’ – Changement à traiter)
 

• Rechercher un élève en particulier pour vérifier l’éligibilité des frais pour cet élève

 

Notification, création des transactions factures

• Créer les factures
• Possibilté de renommer le batch de façon personnalisée. Par défaut un noméro séquentiel est attribué
   
• NB : Cette étape enregistre les écritures comptables et les factures sont immédiatement visibles sur le portail parents / Entreprises.

   

•  
• Envoyer aux payeurs inclus dans le batch, une notification par email pour les informer que les factures sont disponibles sur leur portail avec l'otion de joindre le fichier PDF de la facture générée.
• Envoyer une notification  sur le portail parents / payeur tiers

Historique du batch généré