Envoi d'emails depuis votre application Eduka

Votre plateforme Eduka Suite envoie des e-mails dans plusieurs contextes :

E-mails envoyés par le système de manière automatisée

Pour certains scénarios bien précis, le système peut être amené des emails automatisés, en relation avec des fonctionnalités spécifiques de l'application, telles que :

• Lorsqu'un parent d'élève souhaite s'enregistrer au système pour inscrire ses élèves, à la création du compte un e-mail est envoyé contenant un lien de validation. Le parent d'élève doit impérativement cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail pour activer son compte. Cette validation a pour but d'empêcher les inscriptions au système par des robots, et également de s'assurer que le parent saisit correctement une adresse e-mail valide.
• Lorsqu'un utilisateur a oublié son mot de passe et souhaite le réinitialiser: celui-ci peut déclencher l'envoi d'un e-mail automatique contenant un lien contenant une clé de sécurité unique. Lorsque l'utilisateur clique sur ce lien, il a ainsi la possibilité de réinitialiser son mot de passe.
• Pour la fonctionnalité d'abonnement aux modifications de données. Les utilisateurs administratifs peuvent s'abonner à des informations de manière à recevoir une notification e-mail lorsqu'un changement est effectué. Par exemple, un proviseur peut choisir de recevoir une alerte par e-mail si un élève est changé de classe; une responsable des admission peut être notifiée si un parent met à jour son numéro de téléphone, et bien d'autres
• Lorsqu'un visiteur utilise le formulaire de contact inclus à Eduka pour contacter l'école, c'est le compte système qui est utilisé pour effectuer l'envoi.

E-mails envoyés par les utilisateurs opérationnels

Grâce à son module Emails et SMS, Eduka vous offre un module d'envoi de mail avec des fonctions avancées telles que le publipostage, l'utilisation de modèles prédéfinis, les pièces jointes, et bien d'autres fonctionnalités.

Service d'envoi à configurer dans Eduka

Pour qu'Eduka soit capable d'envoyer les emails mentionnés ci-dessus, il est impératif de paramétrer dans Eduka un service d'envoi d'email, de préférence spécialisée dans l'envoi de mailing en masse, fin de ne pas risquer des limitations de quotas d'envoi ou encore pour limiter le risque d'être considéré comme Spam ou blacklisté. Deux modes de paramétrage sont possibles, décrits ci-dessous.

Service d'envoi intégré à Eduka

Eduka vous propose de souscrire à une offre de service d'envoi d'emails, adaptés à l'envoi de mailing en masse.

Caractéristiques du service proposé :

• Envoi d’emails en nombre illimité
• Suivi complet de l’envoi : en plus du statut d’envoi (le mail est parti d’Eduka), information du statut de livraison (le mail a été reçu dans la boite mail du destinataire), ce qui permet de détecter efficacement des adresses e-mails incorrectes
• Possibilité d’utilisation dans d’autres applications (Pronote…)
• Limitation du risque de blacklisting
• Emails envoyés à partir de compte d’envoi de type …@ecolemail.eduka.school , si le parent répond à ce mail, celui-ci est automatiquement redirigé vers l’adresse e-mail correspondante de votre établissement (exemple : mail répondu à inscriptions@ecolemail.eduka.school et redirigé automatiquement vers inscriptions@ecole.org
• Mise à disposition et installation dans un délai court

Afin d'obtenir un devis pour l'utilisation de ce service, n'hésitez pas à nous solliciter via le canal Support.

Service d'envoi externe

Il vous est également possible de configurer votre propre service d'envoi d'email.
Vous pourrez ainsi paramétrer vos propres comptes SMTP depuis des services emails classiques tels que Gmail ou Office 365. Dans ce cas de figure, il est utile de bien vérifier les limitations d'envois spécifique à votre service d'envoi, dans un système applicatif tiers.

Configuration du compte e-mail Système

En ce qui concerne les e-mails envoyés par le système, vous devez impérativement définir le paramétrage e-mail du compte système.
Ouvrez le module Configuration, allez dans Comptes e-mail et SMS, et cliquez sur l'élément Système.

Paramétrage en utilisant le service d'envoi intégré Eduka

Afin de paramétrer le compte Système en utilisant le service d'envoi Eduka, sélectionnez le compte Système, puis sélectionnez le type de compte Service d'envoi intégré à Eduka.
Puis, saisir les informations de paramétrage qui vous ont été fournis par Eduka lors de l'activation du service.
 

Paramétrage en utilisant votre propre service d'envoi

Afin de paramétrer le compte Système en utilisant votre propre compte d'envoi, sélectionnez le compte Système, puis sélectionnez le type de compte Service d'envoi externe.
Puis, saisir les informations de paramétrage SMTP du compte à utiliser.
 

Comment configurer les comptes d'envoi pour les utilisateurs ?

Configurer un compte d'envoi en utilisant le service d'envoi intégré Eduka

Dès lors que le service d'envoi Eduka est activé, vous recevrez par e-mail les informations de paramétrage du service.
Grâce à celles-ci, vous pourrez paramétrer les différents comptes d'envoi qui pourront être utilisés par les personnes autorisées.

Pour ajouter un compte d'envoi, cliquez sur le bouton "Ajouter un compte" puis saisissez les informations nécessaires (pour savoir à quoi correspondent les différents paramètres, voir la section suivante dans cet article). N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer, puis ensuite cliquez sur Tester pour vérifier que vos paramètres sont fonctionnels.
 

Configurer un compte d'envoi en utilisant un service d'envoi externe

Pour ajouter un compte d'envoi basé sur votre propre service d'envoi email tel que Gmail, Office 365 ou tout autre service d'envoi spécifique, cliquez sur le bouton "Ajouter un compte" puis saisissez les informations nécessaires (pour savoir à quoi correspondent les différents paramètres, voir la section suivante dans cet article).
 

Si vous ne connaissez pas les valeurs à saisir dans le paramétrage de votre compte e-mail, il est conseillé de vous renseigner auprès de votre technicien informatique. Eduka ne peut pas identifier les valeurs pour vous, ce paramétrage étant indépendant pour chaque école.

• Serveur SMTP: indiquez l'adresse du serveur d'envoi de mail auquel Eduka se connectera pour effectuer l'envoi. Si vous ne connaissez pas l'adresse de votre serveur d'envoi de mail, ni le port, ou qu'il vous manque une information, veuillez vous rapprocher de votre technicien informatique. La liste des principaux fournisseurs peut être trouvée en ligne, par exemple à cette adresse.
• Port: indiquez le port réseau de connexion au serveur (défaut: 25 pour une communication non chiffrée, 465 pour SSL, et 587 pour TLS)
• Sécurisation: indiquez le niveau de chiffrement (aucun, SSL, ou TLS).
• Nom du compte: indiquez le nom du compte qui sera affiché dans le champ "From:" lorsque l'e-mail sera envoyé par Eduka. Ceci constitue le nom de l'envoyeur qui apparaîtra dans le courrier que recevront les destinataires.
• Adresse e-mail: indiquez l'adresse du compte qui sera affichée dans le champ "From:" lorsque l'e-mail sera envoyé par Eduka. Ceci constitue l'adresse de l'envoyeur qui apparaîtra dans le courrier que recevront les destinataires.
• Nom d'utilisateur: indiquez le login/nom d'utilisateur pour la connexion au serveur d'envoi SMTP. En général identique à l'adresse e-mail.
• Mot de passe: indiquez le mot de passe pour la connexion au serveur d'envoi SMTP. Attention si vous copiez-collez, assurez-vous de ne pas laisser d'espace en début ou en fin de mot de passe, car ceux-ci ne seront pas ignorés.
• Adresse reply-to: lorsque votre destinataire appuie sur le bouton "Répondre" dans son logiciel d'e-mail, c'est cette adresse qui sera utilisée pour la réponse. Vous pouvez donc faire en sorte que l'e-mail soit envoyé depuis une adresse "adresse1@school.org" mais que les réponses des destinataires soient adressées à "autre_adresse@school.org"
• Destinataires CCi maximum : au niveau du modile d'envoi Emails et SMS, il est possible de choisir un mode d'envoi en CCi. Ce mode aura pour effet d'envoyer un seul email à tous les destinataires de l'email, en les placant tous en CCi. Ce mode permet un envoi plus rapide, mais cependant ne permet pas le publipostage élève et limite les possibilités de traçage de l'email. Le paramétrage Destinataires CCi maximum vise à contourner des limitations de certains services d'envoi e-mail, qui limitent le nombre de destinataires qu'il est possible d'envoyer en CCi. Il permet de découper l'envoi en plusieurs paquets de N destinataires en CCi. Ainsi, si l'on indique une valeur de 100, et que j'envoie un email à 400 destinataires, en mode CCi, le système procédera à 4 envois de 100 emails.
• Délai entre les envois : si vous utilisez un fournisseur tel que Google Mail, vous devez vous assurez que le taux d'envoi reste dans la limite acceptable. Indiquez le nombre de secondes entre chaque envoi. Généralement, la valeur recommandée pour Google Mail est de 1 seconde entre chaque e-mail.

Une fois les paramètres saisies, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer, puis ensuite cliquez sur Tester pour vérifier que vos paramètres sont fonctionnels.
  Si l'e-mail n'est pas envoyé, lisez bien le message d'erreur renvoyé par votre serveur de mail (par exemple "SMTP ERROR: Password command failed: 535 5.7.3 Authentication unsuccessful / SMTP Error: Could not authenticate." indique un mauvais mot de passe ou un compte e-mail inexistant). Eduka ne peut pas vous aider à régler les problèmes de votre serveur d'envoi d'e-mail. Si votre mot de passe d'envoi d'e-mail est incorrect, vous devez vous renseigner auprès de votre fournisseur de service e-mail en lui communiquant le message d'erreur retourné par le serveur.

Autoriser l'envoi depuis un compte e-mail pour un utilisateur d'Eduka

Lorsque votre compte d'envoi d'email est correctement paramétré et testé avec succès, vous pouvez l'assigner à un compte utilisateur d'Eduka. L'utilisateur pourra ainsi envoyer un e-mail en utilisant le compte d'envoi que vous avez paramétré.

Pour assigner un compte d'envoi à un utilisateur Eduka, deux possibilités s'offrent à vous : ouvrez la gestion des utilisateurs, trouvez l'utilisateur en question, et sélectionnez le compte e-mail:

• Depuis le paramétrage du compte d'envoi e-mail 

• Depuis le paramétrage du compte utilisateur Eduka

 

Autoriser la consultation des emails envoyés par un compte e-mail

Il vous est également possible de configurer les profils qui pourront consulter les envois effectués depuis un compte e-mail.
Ce paramétrage est effectué par Profil, et permet donc de visualiser l'historique d'emails envoyés depuis un compte e-mail en particulier, pour tous les utilisateurs du profil autorisée.
À noter qu'une personne autorisée à envoyer des emails depuis un compte aura automatiquement la possibilité de consulter ces emails.