Depuis le module Configuration, il vous est possible de configurer un mode alternatif de création de comptes utilisateur dans la base Eduka, appelé Point d'entrée.

Principe de fonctionnement

Les points d'entrée vous permettent de créer des formulaires d'inscription au système, que ce soit l'inscription d'un élève, d'un étudiant, d'une personne externe, d'un candidat... Ainsi, la soumission d'un formulaire de type Point d'entrée, générera la création d'utilisateur dans votre base Eduka. La particularité de ces formulaires est de pouvoir être remplis et soumis sans être connecté préalablement à Eduka, ils peuvent ainsi être publiés et intégrés directement sur une page web, de votre site public par exemple.

Cette méthode pourra être appliquée à différents processus :

• dans le cadre de la procédure d'admission, pour permettre aux parents de soumettre leur demande sans la phase de création de compte préalable
• dans le cadre de la prospection via le module Relation Client/CRM, afin de capter rapidement l'information d'un prospect intéressé par l'établissement (journées portes ouvertes, prise de contact...)
• dans le but de permettre à des personnes extérieures de s'inscrire aux activités extra-scolaires
• pour collecter des candidatures spontanées 
• pour collecter des données sur les anciens élèves...

L'exemple ci-dessous, publié sur le site web public de la société Eduka Software, vous montre un formulaire de type Point d'entrée intégré de manière transparente au site web, et générant la création d'un prospect dans le module Relation Client/CRM d'Eduka :

Création d'un point d'entrée

La création d'un nouveau point d'entrée se fait depuis le module Configuration / Inscription au système / Autres points d'entrée :

Dans l'exemple ci-dessous, nous allons voir un point d'entrée créé pour l'inscription d'un enfant.

Paramétres généraux du point d'entrée

Une fois le point d'entrée créé, vous accédez aux différents paramètres liés, dont notamment le Type qui vous permet d'identifier le type d'utilisateur génére par le point d'entrée.

• Libellé : titre de votre point d'entrée
• Activé : possibilité d'activer ou désactiver le formulaire
• Type : détermine le type de personne créé dans le système via ce point d'entrée. Il peut s'agir d'une famille, d'un étudiant, d'un responsable, d'un personnel, d'un payeur, d'un ancien élève, d'une personne externe, d'un prospect.
• Nombre de responsables à saisir : si le type est famille, vous pouvez déterminer le nombre de responsables à saisir
• Nombre d'élèves à saisir : si le type est famille, vous pouvez choisir le nombre d'élèves maximum que le responsable pourra saisir
• Nombre de responsables par élève : il s'agit du nombre de responsables obligatoires à saisir
• Ordre des formulaires : possibilité de définir l'odre de présentation des sections du formulaire. Utilisez le glisser-déposer pour réordonner
• Génère un dossier d'admission : détermine si, à l'issue de l'envoi du formulaire lié à ce point d'entrée, un dossier d'admission (inscription ou pré-inscription) est généré automatiquement dans le module admission pour cet élève. Par défaut, le dossier sera considéré "envoyé".
• Activer les statuts : si votre point d'entrée génère un dossier d'admission, cette option vous permet de définir des statuts d'étapes à activer automatiquement à la création du dossier via le point d'entrée (par exemple, possibilité de conserver les dossiers générés "en attente de soumission" si l'on souhaite laisser la main aux parents en saisie depuis le portail Admissions).
• Année scolaire : choix de l'année scolaire sur laquelle le dossier sera créé.
• Profils à assigner : détermine les profils d'utilisaterurs qui seront assignés automatiquement à cette personne lorsque son inscription sera validée. Pour les points d'entrée de type "Famille", le profil recommandé est "Nouveau parent".
• E-mail de confirmation : détermine si un e-mail de confirmation sera envoyé à la personne à l'issue de l'envoi du formulaire. Ceci nécessite que le formulaire contienne le champ "adresse e-mail". Le modèle pourra contenir la mention %PASSWORD% si la personne doit avoir accès au système, permettant de communiquer un mot de passe temporaire qui sera obligatoirement changé à la première connexion.
• Validation requise : détermine si l'inscription via ce point d'entrée nécessite une validation. Le paramétrage de la validation s'effectue en cliquant sur le bouton "Paramétrer la validation".

Lorsque les éléments sont saisis, il faut enregistrer ce paramétrage.

Paramétrage du formulaire