Générer automatiquement des échéanciers (en masse)

3 étapes sont nécessaires pour générer un échéancier à des payeurs.

• Etape 1 - Créer un profil d'écheancier pour l'année scolaire qui permettra de déterminer les frais inclus
• Etape 2 - Associer le profil au payeur
• Etape 3 - Générer l'écheancier pour les payeurs

Etape 1 : Créer un profil d'écheancier 

Dans le module Finance / Préparation / Profil échéancier : 

• Cliquer sur ''Ajouter'' pour créer un nouveau profil.
• Saisir le libellé et les frais à inclure dans l'écheancier (les frais non cochés seront dûs à la date d'écheance de la facture) et Enregistrer.

Conseils : 
L'échéancier dans Eduka a été conçu comme un contrat d’échelonnement de paiement pour des frais non variables (comme les frais de scolarité).
Il est recommandé de ne pas inclure certains frais.
- les frais “variables” (sorties, cantine, transport, etc..Ils sont souvent payés avant le début de la prestation de service.
- les frais d'inscription et de réinscription ( Activation automatique des étapes dans le processus d'admission perturbée)
- Les frais de voyage : créer plutôt plusieurs factures ou utiliser le premier appel .

• Sélectionner l'année scolaire pour lequel l'échéancier s'appliquera
• Cliquer sur ''Ajouter'' pour créer les échéances : Saisir les dates de chacune des échéances et la répartition (ce % est utilisé pour répartir le montant des frais facturés dans chacun des échéances) et enregistrer

Associer le profil d'échéancier aux payeurs

Dans le module Finance / Facturation / Echéancier : 

• Sélectionner ''Assigner des profils aux payeurs'' (ATTENTION si des payeurs ont déjà des échéanciers actifs, il faudra préalablement les archiver. Voir Archiver/Supprimer un échéancier

• Choisir le profil échéancier à associer aux payeurs : ex 6 Mensualités échéances

• Cliquer sur ''Ajouter des payeurs'' et sélectionner soit manuellement soit par un critère soit en copiant les codes payeurs (en provenance d'une liste)
• Enregistrer - les payeurs auront le profil d'échéancier sélectionné associé à leur profil

Générer l'échéancier pour les payeurs

Les échéanciers peuvent être calculés automatiquement pour les frais inclus dans le profil. 

• Menu Facturation, sélectionner ''Echéanciers''
• Cliquer sur ''Créer les échéanciers'' 

Une fois que les échéanciers sont créés , ne pas enlever de frais des profils d'échéanciers ; cela pertube les rapports et les relances.

• Sélectionner le(s) profil(s) d'échéancier
• Sélectionner si vous souhaitez inclure les impayés des années précédentes

Rappels:

Il n'est pas possible d'ajouter en masse des factures de l'année N+1 à un échéancier déjà émis pour l'année N sans le régénérer

Pour intégrer des factures pour l'année scolaire N+1 dans un échéancier :

• archiver l'échéancier de l'année N
• créer un nouveau profil pour l'année N+1
• inclure les impayés de(s) années antérieures.

L'échéancier généré couvrira l'année scolaire en cours ainsi que les années précédentes.
 
 

• Démarrer le calcul des échéanciers

 

• A – Le document pdf indique le détail de chaque échéancier/payeur
• B – Le restant dû indique le total des échéances (des frais dûs inclus dans le profil de l'échéancier )
• C – Télécharger pour effectuer les vérifications
• D – Enregistrer pour générer l'échéancier qui sera ensuite visible sur le portail parents OU supprimer un payeur /tout effacer pour recommencer

Créer un échéancier manuellement (individuel)

3 etapes sont nécessaire pour générer un échéancier à des payeurs.

• Etape 1 - Choisir le profil ''échéancier manuel'' 
• Etape 2 - Ajouter les écheances
• Etape 3 - Associer les factures et avoir aux échéances

La troisième étape est critique pour le bon fonctionnement et le suivi des échéanciers (voir réconciliation facture/encaissement/échéancier)

Créer un profil d'écheancier 

Cette étape est obligatoirement à paramétrer avant toute chose

• Fiche famille ou payeur entreprise, onglet ''Echéancier de paiement'
• Choisir le profil ''échéancier manuel''
• Enregistrer le profil sur le payeur
• Veillez à bien selectionner le payeur, Père, Mère Tiers ou Famille, les relances seront alors adressée à ce payeur

Ajouter les échéances 

pour chacune des échéances : 

• Activer l'échéance
• Saisir le montant de chaque échéance
• Associer les factures qui sont inclues dans l'échéancier 
• Enregistrer

 

Onglet impayés : un outil de contrôle pertinent 

Dans la colonne “Echéances “ : 

2 couleurs d’étiquettes : Vertes et Oranges.


 

• Vert : le frais facturé est inclus dans l’échéancier actif sur au moins une échéance.

En passant sur l’étiquette verte : le numéro des échéances concernées apparait.



 

• Orange : La facture portant ce frais n’est pas incluse dans l’échéancier actif alors que le profil de l’échéancier le prévoit. il faut impérativement venir associer la facture correspondante.

Dans la colonne “ Frais “

- Si la ligne de frais n’est pas incluse dans le profil d’échéancier, l’étiquette mauve “ Echéancier de paiement n’apparait pas”

- Si la ligne de frais est incluse dans le profil : l’étiquette mauve “ Echéancier de paiement apparait”, le frais est visible, une pop up apparairait (en passant sur l’étiquette mauve qui devient orange) , rappelant que le frais est inclus dans le profil d’échéancier.