Le module de Gestion des demandes permet de couvrir la fonctionnalité de Demande de mise à jour d'informations par les parents.
Ainsi, vous pourrez, de manière ponctuelle et ciblée, solliciter les parents pour récolter des informations de manière rapide, et suivre facilement l'avancée de la mise à jour des informations.

Création d'une nouvelle demande

Afin de paramétrer une nouvelle demande, ouvrir le module Gestion des demandes, puis sélectioner Référentiel.
Avant de créer la demande, assurez vous bien que celle-ci porte sur l'année scolaire souhaitée (sélection en haut à droite), puis :

• Cliquer sur Ajouter
• Choisir le mode de saisie souhaité : Standard, dans le but de créer un formulaire concernant les différents personnes du regroupement familial (élèves + responsables), Elève pour une saisie spécifique à chaque élève, Responsable pour une saisie spécifique à chaque responsable (plus d'informations dans l'article dédié aux modes de demandes de mise à jour) 

• Un libellé (visible également depuis le portail Parents) et une description
• Activé : activer une demande permettra de la faire apparaitre sur le tableau de bord du module Demandes. A ce stade, le parent ne voit pas encore le formulaire apparaitre, tant qu'il n'en a pas été notifié (voir article "Accés et notification aux parents de la demande de mise à jour")
• Visibilité : définir quel(s) profil(s) peuvent accéder à la demande (requiert également d'avoir l'accès au module Gestion des demandes, à configurer en module Configuration). Les parents ne sont pas concernés par cette permission car ils accéderont aux formulaires dont ils sont destinataires.

Configuration du formulaire Sur le modèle standard de configuration de formulaire (principe identique au module Admission ou Gestion élèves et parents), vous avez la possibilité d'ajouter différents types d'informations dans le formulaire, portant sur l'élève, le responsable ou la famille, ainsi que divers textes explicatifs apparaisant à l'écran.

Pour cela, depuis Gestion des demandes / Référentiel , sélectionner la demande, puis cliquer sur le bouton Configurer le formulaire.

Des paramètres généraux vous permettent de modifier des textes explicatifs apparaissant sur le formulaire d'inscriptions. Vous pourrez également activer une "Case à cocher", qui correspond à une boite de dialogue de confirmation au moment de l'envoi du formulaire (par exemple : message d'acceptation de conditions spécifiques).



Les onglets Elèves, Responsable et Famille vous permettent de configurer les informations apparaissant sur le formulaire, par type d'entitié, Elève, Responsable ou Famille.
Vous pourrez y configurer :

• Des sections de formulaires afin de regrouper les informations demandées
• Des champs qui devront être saisis par les parents, de manière obligatoire ou non. Chaque champ se réfère à une propriété définie dans la module Configuration d'Eduka. Tant que tous les champs obligatoires n'auront pas été saisis, le parent ne pourra pas envoyer son formulaire.
• Des informations dynamiques qui correspondent à des données non saissables mais affichables en lecture
• Des libellés statiques qui vous permettent d'enrichir votre formulaire de textes explicatifs

La fonction Importer vous permet de récupérer des sections de formulaires paramétrées par exemple sur vos formulaires d'inscription ou de réinscription, vous permettant ainsi un paramétrage rapide du formulaire de mise à jour.

Également, des Documents peuvent être demandés. Ces documents doivent être référencés au sein du module Documents, afin de pouvoir les solliciter sur la demande.

Ajouter des destinataires à la demande

Depuis Gestion des demandes / Référentiel , sélectionner la demande, puis cliquer sur le bouton Configurer le formulaire.
Sur l'onglet Paramètres généraux , un bouton Ajouter des élèves vous permet d'ouvrir la fenêtre standard de sélection d'élèves.

Sous réserve que les onglets correspondants aient bien été paramétrés, sur le formulaire Parent, un onglet s'affichera pour chaque élève sélectionné parmi les destinataires du formulaire, ainsi qu'un onglet pour chacun des responsables associés à ces élèves et un onglet famille.

Note : si vous ne sollicitez que des données Responsables ou Famille, vous sélectionnerez ici les élèves liés à ces responsables ou aux familles souhaités.

Notifier les parents de la mise en ligne d'un formulaire

Afin de notifier les parents de la mise en ligne d'un formulaire à remplir, diverses possibilités s'offrent à vous, et peuvent être combinées.
Celles-ci sont configurables à partir de Gestion des demandes / Référentiel / sélectionner la demande, puis cliquer sur le bouton Envoyer....


L'écran obtenu reprend les différentes possibilités de communication du formulaire aux parents :

1. Affichage d'une zone d'avertissement sur le portail Parent

Cette option vous permet d'afficher un bandeau cliquable qui apparaitra sur l'écran d'acceuil du portail Parent. Le texte affiché est entiérement paramétrable, cliquer sur modifier le texte pour saisir le texte de votre choix.
Côté Parent, un clic sur ce bandeau ouvre le formulaire à remplir. Celui-ci disparaitra une fois le formulaire rempli et envoyé.




       2. Générer des notifications sur le portail Parent

L'option de génération des notifications vous permet de notifier les parents sur leur portail Eduka :

• Par une notification affichés dans le centre de notifcations du bandeau supérieur droit. Un clic sur la notification ouvre le formulaire
• Par une notification plein écran : il s'agit ici d'une fenêtre pop-up qui s'affichera à chaque chargement de page dans Eduka pour rappeler au parent qu'il doit remplir le formulaire

Notification dans le centre de notification :


Notification plein écran :


L'option Effacer les notifications vous permet de suppirmer toutes les notifications relatives au formulaire sur le portail Parents.

       3. Envoyer un e-mail 

Cette fonctionnalité vous permet d'envoyer un e-mail depuis le module E-mail d'Eduka. Ceci implique que vous ayez accès au module E-mail et un compte e-mail paramétré (se rapprocher de votre Administrateur si ce n'est pas le cas).
Toujours depuis le même écran, cliquer sur le bouton Rédiger un e-mail, cela ouvrira automatiquement une nouvelle fenêtre, créant un nouvel e-mail dans le module E-mail. Un texte pré-configuré est affiché (et modifiable), incluant un lien qui mémera le parent directement au formulaire à remplir. Sous l'onglet "Destinataires", les parents d'élèves concernés par la demande sont pré-sélectionnés.



       4. Publipostage manuel 

Si vous souhaitez réaliser un publipostage manuel (via la suite MS Office, Word et Excel par exemple), vous pourrez extraire un fichier Excel contenant toutes les informations nécessaires à votre publipostage.
Il vous sera nécessaire d'inclure à votre mailing le lien menant au formulaire. Celui-ci peut être retrouvé en cliquant sur le texte "Voici le lien qui doit être inclus dans votre publipostage".

 

Suivre les réponses des parents

Afin de suivre les réponses des parents, accédez au tableau de bord du module Gestion des demandes.
Vous y retrouverez :

• "Destinataires sans saisie" : le nombre de famille n'ayant pas encore envoyé le formulaire
• "Saisies en attente de traitement" :nombre de famille ayant rempli et envoyé le formulaire
• "Saisies validées / rejetées" : le module de Gestion de demandes offre des fonctionnalités avancées de gestion de traitement des demandes. Il serait ainsi possible de définir des tâches suivant l'envoi d'un formulaire par le parent. Ainsi, en fin de traitement, ces demandes passeraient en statuts "validées" ou "rejetées". 

En cliquant sur l'un des chiffres du tableau de bord, vous arriverez sur le détail des saisies :

Validation des taches

Une fois que la parent aura envoyé son formulaire rempli, vous devez vérifier si oui ou non les données renseignées sont correctes et ainsi valider la saisie.

Comme vous pouvez le voir, vous avez un certain nombre de statuts concernat chaque saisie.

Supprimer une entrée

Vous pouvez supprimer une entrée incorrecte. Si vous cochez la case “supprimer de la liste des destinataires”, la personne cible sera retirée de la sélection effectuée à l’étape 2 (Voir ici) sinon, l’entrée sera replacée dans les “destinataires sans saisie”

Ajout de taches de validation

Lors de la création d’une nouvelle demande de mise à jour, une première tache est créée par défaut “Vérification de la saisie”, mais vous pouvez en rajouter en fonction de votre besoin, le scénario où plusieurs intervenants doivent chacun valider une partie de la demande ou du formulaire.
Pour ajouter des taches de validation, allez dans le menu Gestion des demandes / Référentiel / sélectionner la demande, puis cliquez sur le bouton Configurer les tâches et enfin sur le bouton Ajouter.
Pour chaque tâche ajoutée, vous devez spécifier la personne qui sera responsable de valider cette dernière. Vous pouvez aussi ajouter des champs à remplir ou des documents à fournir pour chaque tâche ajoutée.


Dès que le formulaire est envoyé, toutes les tâches créées apparaissent et on ne peut modifier le statut d’une tâche que si la précédente a été validé.

 

Relancer les parents n'ayant pas répondu au formulaire

Il est possible de relancer les parents n'ayant pas répondu au formulaire, en utilisant l'un des moyens de notifications présentés précédemment, et cochant l'option ci-dessous :