Les sorties ou voyages peuvent être gérées entierement dans Eduka depuis

• la demande de validation du projet (voir aide en ligne : Demande de validation pour l'organisation d'un voyage scolaire)
• la demande de participation de l'élève au voyage (voir aide en ligne : Solliciter le choix des parents pour un voyage scolaire)
•  Facturation du frais aux payeurs

Création d’une propriété

Préalablement au paramétrage en finance, une propriété doit être créée afin d'indiquer si l'élève participera au voyage. Cette propriété sera ajoutée comme condition dans le frais et pourra être facturée par batch.
Dans le Module CONFIGURATION / Propriétés / ELEVE / AUTRES 


 

• Utiliser le bouton AJOUTER 

 

• Créer votre propriété spécifique 

Pour conditionner par ex un frais de voyage à Paris en 2023  

La propriété devra être paramétrée ainsi : 

- Libellé : clair. précis et compréhensible
- Type de données : Table de référence 




- Table de référence / Modifier 

Utiliser “Ajouter”  à 2 reprises .
Une fois pour créer la valeur OUI et une fois pour créer la valeur NON . ( Reproduisant le paramétrage ci dessous)
ENREGISTRER 


 

• Revenir sur la proriété créé pour finir le paramétrage et attribuer des valeurs par défaut 

 

Ex ici = NON 

Paramétrage référentiel des frais

Le paramétrage d’un frais de voyage/sortie scolaire ou d’un projet pédagogique est un paramétrage classique de frais de type récurrent dans le module finance.
Si votre établissement offre un volume important  de voyages / sorties  nous vous conseillons le paramétrage suivant : 

- Créer dans votre référentiel de frais plusieurs frais avec des intitulés génériques. 

-

 

Paramétrage de la liste de frais

Personnaliser le libellé du frais 

Dans le menu Liste des frais, personnaliser UNIQUEMENT les intitulés dans le libellé de la liste des frais de l'année scolaire
Cette procédure vous faciletera la gestion lors de la recopie de la liste des frais d’une année sur l’autre.


 

Conditionner le frais avec cette propriété

Dans le module Finance/ Liste des frais / Condition

• Cliquer sur Ajouter
• Rechercher la propriété créé précédemment
• Enregistrer le paramétrage de la condition
• Enregistrer le paramétrage du frais

Enregistrer au niveau du frais

 

Ajouter la propriété dans le formulaire de la fiche finance élève

Module Finance/Configuration/Formulaire 

• Sur l’onglet “ELEVE” utiliser le bouton + (en vert ) puis rechercher la propriété créée précédemment.
• Nous vous conseillons une recherche par le code (visible ici) 
• Sélectionner sur la propriété pour l'insérer dans le formulaire

 

Mettre à jour la propriété via la fiche finance 

Depuis la fiche élève finance / frais et déductions:

• Cocher OUI dans le formulaire de l'élève (il est possible de mettre à jour en masse également)
• Enregistrer  puis rafraichir la page 
• Le frais apparait et devient éligible pour la facturation

 

Facturer les frais 

Sélectionner les differents frais requis avec le frais de voyage .
Aucun besoin d’utiliser la fonction inclusion, seuls les élèves remplissant la condition participation voyage à Paris = oui seront facturés.