Eduka vous propose, via son module de Gestion des demandes, de reproduire le processus de Fiche Navette de manière dématérialisée.

Principe de fonctionnement

Fiche navette et choix d’enseignements

La Fiche Navette permet de solliciter auprès des parents un choix d’enseignements pour l’année suivante, en parallèle des processus d’inscription ou de réinscription.

Vous pourrez permettre aux parents d’effectuer en ligne :

• Leur choix de branche scolaire (Niveau, Section..)
• Leurs choix d’options associées à la branche choisie
• La saisie de toute information ou commentaire complémentaire concernant ces choix d'enseignements

L’établissement pourra ainsi :

• Collecter les souhaits de scolarité pour l’enfant (branches scolaires et options)
• Valider les souhaits saisis dans une interface adaptée
• Extraire les choix de scolarité saisis, pendant même que le processus est en cours
• Conserver l’historique des souhaits et changements réalisés

Grâce aux paramètres avancés du module Structure scolaire, vous pourrez établir des limitations en terme de choix d'enseignements selon divers critères, notamment selon le cursus et les options actuellement suivis par l'élève. Pour plus d'informations concernant ces règles : Parcours pédagogique et règles de sélection des options de scolarité

Intégration avec le module Admission et la scolarité effective de l’élève

La Fiche Navette s’intègre avec le module Admission afin d’alimenter le cursus scolaire de l’élève, que ce soit au niveau des dossiers d’admission (inscription/réinscription) ou de la scolarité effective de l’élève si celui-ci est déjà admis pour l’année suivante.

Le schéma ci-dessous reprend les différents cas de figure possibles, avec comme point d’entrée la saisie de la Fiche Navette par le parent depuis son portail :

Saisie de la fiche par les parents

Accès à la fiche par le Parent

Dès lors que le parent aura été notifié de la mise en ligne de la Fiche Navette, il verra apparaitre un bandeau pour chacun des élèves concernés par la saisie du formulaire.

Saisie des choix d'enseignements

En accédant à la fiche, le parent est invité à saisir des choix d’enseignements pour l’année N+1.

• Choix de la branche scolaire : saisie du niveau, de la section…
• Choix des options : dès lors qu’une branche scolaire a été sélectionnée, le parent voit apparaitre les choix d’options obligatoires ou facultatifs, disponibles pour cette branche.
• Des champs de saisie peuvent être ajoutés, pour collecter par exemple un commentaire de la part du parent.

Les choix ouverts à la saisie peuvent faire l'objet d'un paramétrage spécifique qui limitera les choix possibles par les parents, selon notamment la scolarité actuellement suivi par l'élève.

Soumission de la fiche Navette

Une fois l’ensemble des informations saisies, en respectant les règles de sélection éventuellement paramatrées, le parent peut soumettre son formulaire.

Traitement de la Fiche Navette par l’établissement

Accéder aux fiches

L’accès aux fiches Navette par le personnel concerné se fait par l’intermédiaire de l’icône Gestion des demandes.
À partir de ce module, le Tableau de bord vous donne une vue d’ensemble des saisies, puis vous accédez au détail :

• Soit en cliquant sur le chiffre correspondant au type de saisies que vous souhaitez consulter
• Soit en cliquant dans le menu latéral gauche sur l’intitulé de la demande (ici Fiche Navette)

Consultation et mise à jour de la saisie

Depuis la liste des saisies, cliquer sur l'élève souhaité, vous verrez alors apparaitre :

• Les éléments saisies par les parents, dont les informations de cursus et options
• L'onglet Tâches reprend la ou les tâche(s) de validation paramétrée(s) pour traiter la saisie.

 L’Administration a ici la main pour réaliser des modifications sur les éléments saisis par le parent. L’ensemble des modifications est historisé (bouton Historique).

​​​​Changement de statut d’une tâche

À la soumission du formulaire par le parent, la tâche de validation par défaut le statut en attente.
Différents statuts peuvent être positionnés afin de réfléter l'avancement du traitement de la demande et en assurer le suivi.

Validation / Renvoi de la Fiche Navette

La validation de la Fiche Navette peut se faire :

• De manière individuelle depuis la tâche de validation
• En masse, depuis la liste des saisies, en cochant les élèves puis en cliquant sur Valider

Il est aussi possible de Renvoyer une saisie de manière individuelle ou en masse. Cela aura pour effet de rendre la main en saisie au parent d’élève sur son portail.

Extraction des données de la Fiche Navette

Depuis le module Gestion des demandes

Depuis le module Gestion des demandes, vous accédez à l’ensemble des saisies concernant la Fiche navette. Cette liste propose différents filtres, selon le statut des saisies ou pour chaque colonne présente dans la liste.

Vous avez ici la possibilité d’ajouter davantage de colonnes sur cette liste, pour reprendre notamment les choix de scolarité saisis sur la fiche. Pour cela, cliquer sur le bouton Colonnes, et sélectionner les données souhaitées (celles provenant de la Fiche Navette se trouvent dans la catégorie Demandes) :

Enfin, le bouton Télécharger vous permettra de récupérer la liste affichée à l’écran :

Depuis le module Listes et recherches

Depuis le module Listes et recherches, l’ensemble des choix de scolarité enregistrés sur la Fiche Navette peut être extrait, en créant une liste d’élèves :

Génération d’un document Fiche Navette

S’il vous est nécessaire de formaliser les choix de scolarité saisis dans la Fiche Navette sous la forme d’un document PDF imprimable, il vous est possible d’utiliser la fonctionnalité Générer du module Gestion de documents. Au préalable, il vous faudra définir un modèle de document, qui inclura les données enregistrées sur la Fiche Navette :

Une fois le modèle défini, vous pourrez générer le document pour la sélection d'élèves concernés : Générer un document depuis un modèle  

Interactions entre la Fiche Navette et le module Admission

Les données de scolarité saisies sur la Fiche Navette restent cloisonnées au module Gestion des demandes jusqu’à ce que celle-ci soit validée.

La validation de la Fiche Navette d’un élève entraîne des conséquences différentes selon la situation de l’enfant :

• Cas #1 : Si l’élève possède un dossier d’inscription « en cours » : les choix saisis au niveau de la Fiche Navette seront reportés sur le dossier d’inscription dès lors que la Fiche Navette aura été validée par l’école
• Cas #2 : Si l’élève possède un dossier de réinscription « en cours » : les choix saisis au niveau de la Fiche Navette seront reportés sur le dossier de réinscription dès lors que la Fiche Navette aura été validée par l’école
• Cas #3 : Si l’élève scolarisé ne possède pas encore de dossier de réinscription pour l’année N+1 :
  • Si une fiche Navette a été enregistrée pour l’élève sur l’année N+1, lorsque le dossier de réinscription sera initialisé, la scolarité (branche et options) sera initialisée avec les valeurs enregistrées sur la Fiche Navette
  • Note : dans ce cas de figure, même si la fiche Navette n’a pas été validée, la branche scolaire saisie et enregistrée sur la Fiche Navette est reprise
• Cas #4 : Si l’élève est déjà inscrit ou réinscrit (dossier validé) sur l’année N+1 : les choix saisis au niveau de la Fiche Navette seront reportés sur le dossier d’inscription/de réinscription ET sur la scolarité effective de l’élève (onglet Scolarité de la Fiche Elève)

Dès lors que la validation de la Fiche navette vient impacter un dossier d’inscription, de réinscription, ou la scolarité effective d’un élève, les changements sont tracés dans l’historique de scolarité de l’élève.

• Au niveau du dossier d’inscription/de réinscription :
• 
• Au niveau de la Fiche Elève (concernant les changements reportés après que le dossier d'inscription/réinscription ait été validé pour l'année correspondante)
• 

Paramétrage de la Fiche Navette

Initialisation de la demande Fiche Navette

Le processus Fiche Navette est paramétrée dans Eduka sous la forme d’un formulaire de mise à jour du module Gestion des demandes.
Plus d'informations sur l'envoi d'un formulaire de mise à jour dans l'’ (voir l'article détaillé Réaliser une demande de mise à jour de données à destination des parents)

Celui-ci aura plusieurs particularités :

• Utilisation du mode « Elève » : une saisie différente pour chaque élève, plutôt que par famille
• Inclusion d’éléments de scolarité dans le formulaire : branches scolaires et options
• Validation de la Fiche Navette : à la validation, interaction avec la scolarité effective ou en cours d’admission de l’élève

Pour initialiser une nouvelle demande de type « Fiche Navette », rendez vous sur l’année scolaire pour laquelle les informations de scolarité sont demandées (N+1), et créer une nouvelle demande en Mode Elève, afin de générer une fiche par élève.

Ensuite, saisir les paramètres généraux de la demande:

Puis cliquer sur Configurer le formulaire.

Configurer le formulaire

Vous définirez ici les informations demandées en saisie sur le formulaire Fiche Navette.

La spécificité de ce formulaire par rapport à un formulaire de mise à jour classique, est que vous allez pouvoir inclure ici des sections :

• Choix du cursus de l’élève : se traduira par la sélection d’une branche scolaire, liée à la structure scolaire de l’année sur laquelle la Fiche Navette a été initialisée
• Choix des options de l’élève : se traduira par les différents choix d’options rattachées à la branche scolaire sélectionnée

Il vous est également possible d’afficher sur ce formulaire tout type de données souhaitées, en lecture seule ou en modification, par exemple :

• Affichage d’une section comprenant la scolarité actuelle de l’enfant, par l’inclusion de champ de type « Information dynamique » (lecture seule) :

• Ajout d’une zone de texte libre afin de récolter un commentaire du parent

Il vous est également possible de demander un document en appui de la Fiche Navette (à créer préalablement dans le module Gestion des documents / Référentiel).

Divers textes personnalisables sont proposés :

Cibler les élèves concernés

Sélectionner les élèves qui devront faire l’objet d’une Fiche Navette :

Notifier les parents

Afin de notifier les parents du formulaire à remplir, plusieurs options sont disponibles.


Puis, sélectionner les options de notifications souhaitées. L’option « Afficher une zone d’avertissement sur la page d’accueil de la plateforme Eduka… » vous permet notamment d’afficher sur le portail Parents la zone ci-dessous afin d’accéder au formulaire.

 

Choix d’enseignements proposés

Pour les élèves déjà scolarisés sur l’année en cours, il est possible de restreindre les branches scolaires sélectionnables par le parent.

Exemple : un enfant scolarisé en 2^nde Européenne ne pourra que choisir la branche scolaire souhaitée de 1^ère Européenne.

Ce paramétrage est à réaliser au niveau du module Structure scolaire, menu Arborescence, sélectionner l’année scolaire en cours. Puis accéder au détail d’une branche scolaire (icône loupe sur le niveau le plus fin de la branche scolaire), et enfin onglet Correspondance N+1.

Les options sont, quant à elles, proposées selon les choix rattachés à chaque branche scolaire dans le module Structure scolaire. Des règles de sélection précises peuvent être implementées pour contrôler la cohérence de la saisie. Pour plus d'informations concernant ces règles : Parcours pédagogique et règles de sélection des options de scolarité

Ajouter une tâche de traitement interne de la Fiche

Par défaut, la Demande de mise à jour créée comporte une tâche de validation. Celle-ci est nécessaire pour effectuer une revue des fiches puis de valider la saisie des parents.
Pour accéder à son paramétrage :


Il est nécessaire d'affiner son paramétrage afin de :

• Sélectionner qui est « Responsable » de la validation, il est possible d’y indiquer plusieurs utilisateurs Eduka
• Ajouter éventuellement des champs qui ne seront visibles qu’en interne, afin d’y insérer par exemple un commentaire quant au choix du parent

Diffuser les informations de la Fiche Navette aux enseignants

Grâce au portail Vie de classe qu'il est possible d'ouvrir aux enseignants, les informations saisies au sein de la Fiche Navette peuvent aisément être diffusées.
Pour cela, il est possible d'ajouter les informations relatives à la Fiche Navette par la configuration du module Vie de classe